微软Office配备了一个语法检查器来证明您的文档，纠正错误和排字，但有时检查器更具侵入性，而不是帮助。 办公室的语法检查器可能会自动标记它认为错误的单词，这种视觉线索可能会变得分散注意力。 语法检查器也可能尝试修复不需要修复的项，这就是为什么您可能需要查看和修改某些设置。 你可以打开或关闭自动检查，告诉检查者忽略某些项目，并将单词添加到字典中，这样它们在未来就不会被标记。
对于这篇文章，我使用Micros of t Word通过Office365。 语法检查器的字典在整个套件中共享，因此您在一个Office应用程序中所做的任何更改都适用于其余的更改，但是运行拼写和语法检查器的实际命令和过程在整个套件中是不同的。 使用Excel等Office程序，运行检查的工具栏图标称为拼写。 拼写检查然后在屏幕上弹出一个浮动窗口。 在Word的最新版本中，图标称为“检查文档”。 检查本身运行在右窗格中，您选择拼写或语法选项来检查每个标记的单词。 结果是一样的。
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启动Word并打开一个文档，其中包含单词和术语，您肯定会使语法检查器无法拼写或语法。 在蝙蝠的右边，检查器可以被设置为自动标记它不理解或认为不正确的单词。 拼写错误用红色圆圈划线，语法错误用蓝色划线(图A)。
图A
也许你发现那些视觉标志分散注意力，宁愿手动运行检查器。 若要关闭Word中的自动标记，请单击“文件”，然后选择“选项”。 在“选项”窗口中，选择“校对”。 选择复选框，以检查拼写为您键入和标记语法错误为您键入(图B)。
图B
回你的文件。 若要在Word的最新版本中触发手动检查，请单击“审阅”选项卡并单击图标以检查文档。 检查器扫描文档的拼写和语法，并在右侧窗格中显示两者的条目(图C)。
图C
单击拼写条目查看拼写检查。 检查器标记它认为可能拼写错误的第一个单词。 你有几个选择。 如果单词拼写错误，Word建议正确拼写，请单击更正以更改单词。 如果没有任何建议是正确的，请单击文档并手动更改该单词。 选择忽略一次移动到下一个项目，但如果它再次出现在文档中，它将标记该单词。 选择忽略所有忽略文档中该单词的所有实例。 检查者可能会发现其他错误，如重复的单词，您可以告诉它忽略重复的单词。 如果一个单词拼写正确，是一个正确的名称或术语，你不想再标记任何进一步，选择添加到字典的选项(图D)。
拼写检查结束后，选择语法条目。 这里的过程是相似的。 检查器标记它认为语法上不正确的任何单词。 单词可能建议更正，您可以选择修复单词。 如果没有，请单击文档中的“手动更正”.. 否则，您可以告诉检查器忽略一次或不检查此问题(图E)。
如果您发现语法检查器过于激进，过于被动，或在其他方面没有帮助，您可以调整它的规则。 从右窗格中，单击“设置”条目。 在Word选项窗口的校对部分，单击“写作风格”旁边的“设置”按钮。 默认情况下，检查程序试图通过标记常见的语法错误来采取极简主义方法，而不会干扰您的写作风格，但您可以修改这一点。 检查选项列表以找到任何要启用或禁用的选项。 例如，您可以告诉它标记被动语态、俚语或行话的使用，并告诉它不要标记缺失的逗号或代替副词的形容词(图F)。
您可以查看和编辑包含任何添加单词的自定义字典。 从“选项”窗口中的“校对”部分，单击“自定义字典”按钮。 选择默认列出的字典，然后单击按钮编辑Word列表。 若要添加单词，请在文本字段中键入并单击Add。 若要删除单词，请选择它并单击“删除”(图G)。